Как мы можем помочь?

11. Аудитория мероприятия — Участники

Создано
Последнее обновление
Вы здесь:

Раздел «Аудитория – Участники» позволяет управлять всеми аспектами взаимодействия с участниками мероприятия. Здесь можно просматривать, редактировать и контролировать информацию об участниках, так же просматривать аудиторию команды и аудиторию конкурса на отдельных вкладках. Дополнительно доступны функции, такие как отправка сертификатов и «Чек-ин» – подтверждение фактического присутствия участника на мероприятии.

Основные подвкладки:

  1. Участники
    • В этом разделе отображается список всех участников мероприятия с их данными:
      • ФИО участника
      • Электронная почта
      • Дата регистрации
        • Статус:
          • Подтвержден — приглашение активно и доступно для участия.
          • Возвращен — приглашение аннулировано по возврату организатору или участником.
          • Передан — приглашение передано другому пользователю.
      • Цена приглашения
      • Теги (если применяются).
    • Чек-ин (Зарегистрирован):
      • В столбце «Зарегистрирован» можно отметить чек-бокс у участника, чтобы подтвердить его факт присутствия на мероприятии.
      • Чек-ин может произойти автоматически после сканирования QR-кода из приглашения участника.
      • Также можно отметить чек-бокс вручную, чтобы зафиксировать присутствие участника.
    • Доступные действия:
      • Скачать – выгрузка списка участников в формате .xls.
  • Удалить участника – удаление выбранного участника из списка. В данном случае участник не будет отображаться при выгрузке в таблице.xlsx.
      • Отправить приглашение повторно – повторная отправка приглашения на почту в письме.
      • Добавление тегов – организация участников с помощью меток.
  1. Команды
    • В этом разделе можно просматривать информацию о командах, которые участвуют в данном мероприятии.
    • Основной функционал:
      • Просмотр информации о командах:
        • Название команды
        • Количество участников
        • Статус команды.
  1. Конкурсы
    • В подвкладке «Конкурсы» организатор может просматривать и управлять активными конкурсами, связанными с мероприятием.
    • Функционал просмотра конкурсов:
      • Отображается список всех созданных конкурсов с информацией:
        • Название конкурса
        • Статус (опубликован/черновик)
        • Тип конкурса (индивидуальный или командный)
        • Даты приёма заявок
        • Статус конкурса.
      • Отображается список участников в данном конкурсе с датой вступления

Другие возможности на данной вкладке:

  • Сертификаты:
    • Можно включить автоматическую отправку сертификатов за участие, выбрав соответствующий чекбокс.
    • Настройка отправки сертификатов позволяет:
      • Выбрать формат сертификата (книжная или альбомная ориентация).
      • Установить событие отправки:
        • По окончании мероприятия – после завершения мероприятия сертификаты автоматически отправляются участникам, чьё присутствие было подтверждено через чек-ин.
        • Отправка вручную – возможность выбрать конкретных участников для отправки сертификатов.

Раздел «Аудитория» позволяет эффективно управлять участниками, командами и конкурсами мероприятия, отслеживать их статус, подтверждать присутствие через функцию «Чек-ин», а также настраивать отправку сертификатов за участие.

Чек-ин участников

Что такое чек-ин?
Чек-ин — это функция, которая позволяет подтвердить фактическое присутствие участника на мероприятии. Подтверждение может выполняться вручную или с помощью сканирования QR-кода из приглашения участника.

Важно! В серийных мероприятиях чек-ин осуществляется независимо от того, является событие главным или дочерним.

⚠️ Обратите внимание: Если дочернее мероприятие привязано к главному, аудитория из главного мероприятия автоматически наследуется в дочернее.

Способы выполнения чек-ина:

  1. Чек-ин вручную
    • В разделе «Аудитория > Участники» отметьте чекбокс в столбце «Зарегистрирован» напротив имени участника.
    • Это подтверждает его присутствие на мероприятии.
  2. Чек-ин через сканирование QR-кода
    • QR-код участника находится в его приглашении, которое высылается на почту в прикрепленном pdf файле.
    • Для выполнения чек-ина через QR-код:
      1. Убедитесь, что у вас есть права на выполнение чек-ина (см. раздел Роли в организации).
      2. Используйте телефон для сканирования QR-кода участника.
      3. Настройте браузер по умолчанию на телефоне (рекомендуется Chrome), чтобы процесс сканирования был быстрым и удобным.
      4. Воспользуйтесь стандартным приложением сканера QR-кодов на телефоне.
      5. Отсканировав QR-код, вы получите предложение перейти на сайт платформы Make.Events.
      6. Важно: Убедитесь, что на открывшемся сайте вы авторизованы в профиле с соответствующими правами. Если авторизация не выполнена, чек-ин не сработает.
      7. После перехода на сайт система автоматически выполнит чек-ин участника.

Рекомендации по авторизации в браузере:

  • Перед началом мероприятия авторизуйтесь на платформе Make.Events в том браузере, который автоматически открывается при сканировании QR-кодов (например, Chrome).
  • Это позволит системе корректно обработать чек-ин при переходе по QR-коду без копирования вручную открытой ссылки из одного браузера в другой.

Чек-ин позволяет организаторам оперативно регистрировать участников, отслеживать их присутствие и в дальнейшем отправлять сертификаты только тем, кто действительно присутствовал на мероприятии.

Содержание